Zeven tips voor productiviteitsverbetering binnen jouw accountantskantoor!

Zeven tips voor productiviteitsverbetering binnen jouw accountantskantoor. Door krapte op de arbeidsmarkt, is het in deze tijd lastig om nieuwe mensen te werven in de accountancy sector. Hierdoor wordt het steeds belangrijker om te werken aan productiviteit en efficiency.

Met het investeren in digitale toepassingen, werken veel kantoren bewust al aan productiviteitsverbetering en efficiencyverbetering.

In de praktijk zijn er heel wat kantoren die wij helpen met kleine verbeteringen die leiden tot grote verbeteringen op deze aspecten.

zeven verbetertips op het vlak van productiviteitsverbetering delen wij hieronder graag met jou:

ZEVEN TIPS VOOR PRODUCTIVITEITSVERBETERING BINNEN JOUW ACCOUNTANTSKANTOOR!

1. Reken eens door wat 15 minuten betere productiviteit per medewerker, per dag zou opleveren binnen jouw kantoor. Wanneer je dit inzichtelijk hebt gemaakt zal je zien dat de onderstaande tips al heel snel waardevol zijn.
2. Start bij iedere samenstelopdracht met een Kick-off meeting.
   Bij deze meeting wordt ingezoomd op de grootste risico’s zowel t.a.v. de jaarrekening (cijfers) zelf, als in het planningsproces. Wie doet wat, wanneer en wanneer is deze opdracht succesvol?
3. Maak kantoor breed gebruik van een overlegritme.
   Hierbij kan gedacht worden aan de dagstart/ daily (huddle) en de weekstart. Dit zorgt ervoor dat iedereen in een minimaal tijdsbestek op de hoogte is van de belangrijkste zaken/ informatie die dag/week.
4. Maak in de periode november – december, een kantoor brede planning
   Maak een kantoor brede planning van de werkzaamheden, dossier, opdrachten en dergelijk voor het hele jaar daaropvolgend. Stel hierbij de mogelijke behoefte van de klant centraal (financiële/ fiscale situatie van de klant, levensfase van de ondernemer, levensfase bedrijf, eventuele ontwikkelingen in de markt/ branche e.d.).
5. Leer van de beste binnen het kantoor.
   Beoordeel wie binnen het kantoor het beste binnen de planningen (budgetten) werkt en wie het meest aantal productieve uren realiseert. Organiseer een soort van workshop waarin diegenen die het beste presteren op dit vlak binnen jouw kantoor, collega’s kunnen inspireren tot een andere aanpak.
6. Analyseer de indirecte werkzaamheden binnen het kantoor
   Analyseer de indirecte werkzaamheden binnen het kantoor die worden uitgevoerd door accountants, relatiebeheerders, assistenten en vennoten. Bij wie zijn welke indirecte werkzaamheden ondergebracht? Is dit logisch? En wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als bepaalde indirecte werkzaamheden worden overgeheveld naar het officemanagement, naar een indirecte collega of anders verdeeld zouden worden. Het versnipperen van indirecte werkzaamheden onder de collega’s werkt lang niet altijd productiviteit bevorderend.
7. Maak een waardestroom van verschillende processen
   Pel samen met een aantal betrokken collega’s vanuit iedere functie(groep) het samenstelproces eens af. Doe dit bij voorkeur met de value stream map (VSM)/ waarde stroomschema. Waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke werkzaamheden waarde toevoegen en welke stappen waarde verbranden.

Onze ervaring met productiviteitsverbetering

Bovenstaande tips zijn zomaar een greep uit de verbeteracties die wij samen met vennoten optuigen tijdens onze verbetertrajecten binnen accountantskantoren. Dit zijn allen acties die direct veel inzicht en bewustwording opleveren en weinig tijd en investering vragen. Stel duidelijke doelen en deadlines voor individuele medewerkers en teams.

Wil jij met jouw accountantskantoor werken aan productiviteitsverbetering? Neem gerust contact met ons op!