Veel voorkomende verstoringen in het samenstelproces!

Het samenstelproces, een proces dat wij vaak bij accountantskantoren mogen doorlichten op het verbeterpotentieel. Het samenstelproces is bij veel MKB-kantoren een van de hoofdprocessen die plaatsvinden. Het is een “vast” proces/ procedure waarbij de accountant financiële informatie van een bedrijf verzamelt, verwerkt en presenteert in de vorm van een jaarrekening.

Omdat dit een van de belangrijkste processen is binnen een kantoor is het belangrijk dat dit proces zo gestroomlijnd mogelijk plaatsvindt. Hier gaan immers veel uren van de assistenten, relatiebeheerders accountants en fiscalisten in zitten. Ook de rol van de klant hierin is cruciaal.

Enkele belangrijke randvoorwaarden zijn, de accountant moet op verschillende punten bij verschillende stappen in het proces betrokken zijn/worden, de output, de jaarrekening moet voldoen aan de wet- en regelgeving en er gelden verschillende deadlines voor.

Met al deze stappen zien wij dat er in de praktijk nogal wat verstoringen voorkomen. Hieronder een korte samenvatting van enkele veel voorkomende verstoringen in het samenstelproces;

Veel voorkomende verstoringen in het samenstelproces

1. Het ontbreken van of onvolledige informatie bij de start

Het ontbreken van belangrijke documentatie of informatie kan het samenstelproces verstoren. Dit kan komen door het niet, onjuist of onvolledig aanleveren van belangrijke stukken en informatie door bijvoorbeeld de ondernemer. Vaak leidt dit tot hick-ups en vertragingen in het proces en onnauwkeurig/onvolledig beeld van de resultaten.

2. Onvoldoende weten over wat er bij de klant speelt of heeft gespeeld

Hierbij gaat het vooral om bijzonderheden die door het jaar heen hebben plaatsgevonden, denk bijvoorbeeld aan een speciale aankoop of vervreemding. Als assistenten niet op de hoogte zijn van deze aankopen kan dit in eerste instantie leiden tot foutieve toepassing van wet- regelgeving of een onjuist beeld van de cijfers, met als gevolg extra werkzaamheden in de verdere stadia van het samenstelproces.

3. Overprocessing

Bijvoorbeeld zaken uitzoeken en of vastleggen tot achter de ‘’punt komma’’, waar dit geen meerwaarde biedt voor het samensteldossier en of de toegevoegde waarde naar de klant. Ook het over-controleren, te vaak checken van gegevens of informatie (eventueel door verschillende personen) door onduidelijke procesbeschrijvingen.

4. Niet juiste of ontoereikende administratie/ boekhouding

Als er niet wordt voldaan aan de boekhoudkundige principes en regels kan dit leiden tot onnauwkeurigheden in de financiële overzichten, wat vervolgens al direct problemen kan opleveren bij de start van het samenstelproces.

5. Onvoldoende communicatie met de klant

Onvoldoende communicatie of geen heldere communicatie met de klant kan leiden tot misverstanden en het samenstelproces vertragen. Denk aan het communiceren in vakjargon richting de klant, wat de klant niet of nauwelijks begrijpt. Of bijvoorbeeld lijstjes met op te leveren informatie die niet volledig zijn of niet direct duidelijk zijn voor de klant waardoor er extra communicatie momenten nodig zijn.

6. Tijdsdruk

Als er sprake is van tijdsdruk kan dit leiden tot fouten of slordigheden in het samenstelproces.

7. Onvoldoende kennis van het bedrijf

Om financiële informatie juist te kunnen interpreteren en analyseren is belangrijk om te begrijpen hoe het bedrijf en de branche waarin het actief is werkt. Wanneer je als accountant beter begrijpt hoe de cijfers tot stand komen, wordt het ook makkelijk om risico’s te beoordelen en verbanden te leggen.

Voor het waarborgen van de kwaliteit van het samenstelproces en om aan efficiency te werken waarmee vaak meer capaciteit vrijkomt, is het belangrijk om voornoemde verstoringen te herkennen en te werken aan de verbeteringen hierop.

Ben jij eigenaar van een accountantskantoor en zou jij het samenstelproces binnen het kantoor eens onder de loep willen nemen, kijken waar de verstoringen zitten om het vervolgens te verbeteren en optimaliseren? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op!