Een structureel betere winst van het accountantskantoor

En wat is winst? Dit is echt niet alleen in geld uit te drukken, wat dacht je van werkgeluk, blije klanten, toffe uitdagende werkzaamheden, meer vrije tijd en minder piekmomenten.

Als MKB-accountantskantoor stuur je waarschijnlijk al (deels) op het aantal te maken uren. Hoe meer productieve uren er gemaakt kunnen worden, hoe meer winst er uiteindelijk gemaakt kan worden. De vraag: hoe maak ik structureel meer winst met mijn accountantskantoor, lijkt daarmee makkelijk in te vullen door het aantal productieve uren te verhogen. Hier zitten echter grenzen aan zoals veel kantoren die sturen op productiviteit inmiddels wel merken. De grens hierin opzoeken is zeker niet de beste manier. In de praktijk zien wij nog een aantal manieren om structureel meer winst te realiseren met jouw accountantskantoor.

Stap af van het “uurtje factuurtje” model

Tijdens het maken van de begroting voor komend jaar bereken je de verwachte omzet op basis van de omzet per medewerker. Waarschijnlijk maak je hierbij een onderscheid in verschillende tarieven per medewerker of dienst. Hierbij ook uitgaande van de loonkosten (en eventueel indirecte kosten) per medewerker.

In de praktijk zien wij bij het toepassen van dit model dat de omzet (het gemiddelde omzet per uur) in de begroting hoger is dan in werkelijkheid. Dit heeft er vaak mee te maken dat er nogal eens uren worden afgeboekt (ca. 3-4% per jaar en vorig jaar zelfs tot 7% gemiddeld). Daarnaast worden er ook nog te veel “commodity werkzaamheden” verricht door de relatiebeheerders en de vennoten. Deze uren worden vaak niet doorbelast naar de klant tegen de tarieven die zij voor bijvoorbeeld advieswerkzaamheden kunnen rekenen. Vaak hangt dit samen met een bepaalde werkdruk.

De oplossingsrichtingen waarbij je hieraan kunt denken zijn:

1. Hanteer één kantoortarief gebaseerd op de begroting (Wat is de begrootte omzet? En met hoeveel uren wordt die gerealiseerd?). Hiermee start je uiteraard bij nieuwe klanten. Hiermee voorkom je dat je als kantoor onder je “commerciële norm” (gemiddelde tarief) werkt en dat je geen werkzaamheden meer verricht onder de kostprijs. Uiteraard breng je de werkzaamheden periodiek (bij voorkeur per maand) bij de klant in rekening.

2. Maak met de klant prijsafspraken op basis van de toegevoegde waarde die je de klant levert. Hierbij doe je de klant aan het begin van een jaar de belofte(n) over wat deze van jouw kantoor mag verwachten. Een vast bedrag per maand of kwartaal is iets dat veel ondernemers waarderen (duidelijkheid). Als je daarnaast een klant voorafgaand aan een jaar duidelijk kunt maken welke toegevoegde waarde je gaat leveren, is de opbrengst hiervan belangrijker dan de kosten. Focus je bij een nieuwe offerte, en wellicht ook bij bestaande klanten, dan ook veel meer op wat jouw diensten hem/haar gaan opleveren in plaats van wat de kosten zijn. Het is hierbij wel handig om samen met de ondernemer een berekening te maaken met wat jouw kantoor voor zijn bedrijf kan opleveren.

Organiseer de (interne) processen en werkzaamheden anders en beter

Zet ieder in zijn kracht en maak optimaal gebruik van ieders kwaliteiten, kennis en talenten.

Als (adviserende) accountant bestaat jouw dienstverlening vaak uit het verzamelen van financiële gegevens van klanten, het opstellen en controleren van jaarrekeningen en het voeren van adviesgesprekken. Veel van deze werkzaamheden verricht je zelf. Maar welke werkzaamheden kun je achter de schermen uit laten voeren door assistenten? Dit is vaak veel meer dan je denkt. In de praktijk blijkt zelfs dat van het advieswerk 30%-50% uitgevoerd kan worden door assistenten. Deze advieswerkzaamheden/trajecten heb je echter niet verkocht tegen tarieven van de assistenten. Je benut op deze manier optimaal het potentieel binnen jouw kantoor.

Assistenten kunnen hierdoor sneller leren en hebben meer afwisseling en waardering in hun werk. Ze zien hiermee het complete palet aan dienstverlening en kunnen beter een keuze maken op welk vlak ze verder willen door ontwikkelen.

Naast het optimaal inzetten van het “human capital” binnen een kantoor, loont het zich ook om jaarlijks samen kritisch te kijken naar interne processen. Welke (deel)processen verlopen nog niet zoals je zou willen? Wat kun je daaraan verbeteren? Door bij een dergelijk proces ook de medewerkers te betrekken, krijg je vaak meer goede ideeën uit verschillende lagen/functies binnen het kantoor. Daarnaast zorgt dit bij veel kantoren die wij hiermee mogen begeleiden voor meer betrokkenheid en waardering vanuit medewerkers wat weer leidt tot meer draagvlak bij eventuele wijzigingen in het beleid.

Uiteraard leidt het analyseren van de belangrijkste processen vaak ook tot tijdwinst, minder frustraties, minder foutenen efficiency.

Zorg voor een hogere gemiddelde klantwaarde

In een eerder artikel over rendementsverbetering hebben we het al gehad over het verhogen van klantwaarde. De klantwaarde hangt af van de volgende zaken:

· De toegevoegde waarde die jouw kantoor de klant levert;

· Van welke dienstverlening de klant gebruikt maakt;

· De facturatiewaarde (ook per uur).

Enkele tips om hier direct aan te werken:

Bekijk hoe de dienstverlening van jouw kantoor nog meer toegevoegde kan leveren

Om hier achter te komen adviseren wij om je te focussen op de behoeften van de klant. Dit kun je op verschillende manieren doen, maar wij zien in het opstellen van klantprofielen en het invullen van de waarde propositie canvas een effectieve manier om op een gestructureerde wijze tot nieuwe inzichten te komen.

Analyseer aan welke klanten je onvoldoende toegevoegde waarde kunt leveren

Door jaarlijks te analyseren welke klanten het minste bijdragen aan de omzet en winst, kom je er snel achter welke klanten je eventueel meer toegevoegde waarde kunt leveren en van welke klanten je beter afscheid kunt nemen. Tip: beoordeel wat je gemiddelde klantwaarde is (exclusief de top 20 klanten). De klanten die onder het gemiddelde uitkomen, komen in aanmerking voor de voornoemde analyse.

Uiteraard adviseren wij je dit ook te doen bij de klanten die volgens jou te weinig aandacht van jouw kantoor krijgen/ervaren.

Het leveren van meer toegevoegde waarde, diensten en aandacht aan bepaalde klanten kan alleen maar als daar ook de ruimte (tijd) voor is. Deze tijd creëer je bij voorkeur door jaarlijks afscheid te nemen van (enkele) “D” klanten.

Wil je hier meer over weten, hoe je dit aanpakt binnen jouw kantoor?

Speciaal voor accountantskantoren die voornoemde zaken wel aan willen pakken, maar die te druk zijn of hierbij een “stok achter de deur” kunnen gebruiken, hebben wij het RITT-programma ontwikkeld.

Het RITT (Rendement Implementatie Transitie Traject) programma is door ons speciaal ontwikkeld om MKB-accountantskantoren te helpen bij de transitie naar een meer toekomstgericht, adviesgericht kantoor. Klanten en medewerkers staan hierin centraal en alles wordt stapsgewijs, gestructureerd aangepakt met een duidelijk jaarplan en actieplan als resultaat.

Benieuwd naar ervaringen van kantoren die jou voorgingen? Laat het ons gerust weten