Direct een hoger rendement voor jouw accountantskantoor met 5 snelle tips! Deel 2

5 tips voor meer rendement voor jouw kantoor, deel 2meer rendement

Minder druk meer rendement

Hoewel je als accountant graag met ondernemers kijkt naar hoe je hun rendement kunt verbeteren, is het goed om dit ook regelmatig voor je eigen kantoor te doen. Vaak zijn kleine ingrepen in je dagelijkse handelen een opmaat naar een structureel hoger rendement.

Hierbij willen we in vervolg op de eerdere 5 tips, wederom vijf tips behandelen waarmee je morgen al kunt beginnen. Deze zijn gericht op de tariefstructuur, het verdienmodel, de kosten en de interne procesbeheersing:

1. Verhoog je tarieven jaarlijks met minimaal 1 – 3% meer dan de loonkostenstijging;
2. Neem jaarlijks de verkoopkosten en marketingkosten goed onder de loep en kijk hoe je deze beter
kunt besteden, bijvoorbeeld aan bestaande klanten;
3. Maak minimaal één keer per half jaar een goede voor- en nacalculatie analyse;
4. Overweeg een andere tariefstructuur en kies je klanten heel duidelijk;
5. Analyseer een keer per kwartaal kritisch de workflow en proces voortgang binnen het kantoor.

 

Je bent zelf ook ondernemer
Om meer rendement te maken met jouw kantoor, loont het zich om minimaal een halve dag per 2 maanden in te plannen en te werken aan bovenstaande aspecten. Ja, je hebt het nu al heel druk maar juist om meer rust te krijgen moet je af en toe bewust afstand nemen van de dagelijkse praktijk. Of je nu een groot of een klein kantoor hebt, je bent per slot van rekening zelf ook ondernemer.

 

Met kleine stappen, grote resultaten
In onze dagelijkse praktijk spreken we veel ondernemers in de accountancy. Wat opvalt is dat je net als in heel veel andere bedrijven onderscheid kunt maken in “ondernemers” en “mee werkende voormannen”. Jij mag raden welke kantoor eigenaren een beter resultaat realiseren……

De tips, in kleine stappen die tot grootse resultaten leiden die wij delen in dit artikel komen dan ook direct uit onze dagelijkse praktijk.

 

1. Verhoog je tarieven jaarlijks met minimaal 1 – 3% meer dan de loonkostenstijging

De meeste kantooreigenaren die wij spreken indexeren jaarlijks de tarieven wel. Daar staat tegenover dat vaak ook de loonkosten jaarlijks 2 – 3% stijgen. De loonkosten bedragen net als in veel andere branches, de grootste kostenpost, logisch omdat dit ook gelieerd is aan de belangrijkste “assets / human capital” van een bedrijf.

Toch spreken wij relatief nog weinig ondernemers die zich bewust zijn van de impact van de indexering van tarifering in relatie tot de personeelskosten en het totale rendement. Ter illustratie onderstaande voorbeelden:

3 kantoren

In bovenstaand overzicht zie je drie kantoren met dezelfde jaarcijfers.

Kantoor A “vergeet” zijn tarief te verhogen. De kosten stijgen wel. Loonkosten gemiddeld genomen wat hoger dan de indexatie van de overige kosten. Het “vergeten” van het tarief te indexeren kost in dit rekenvoorbeeld 33,25 % van het voorgaande resultaat.

Kantoor B hanteert voor de tariefsverhoging hetzelfde percentage dan de loonkosten stijging. Hierdoor stijgt het rendement met 4,25% bij een omzetstijging van 3%.

Kantoor C hanteert voor de tariefstelling 2% meer dan de loonkosten stijging. Hiermee stijgt het resultaat met 29,25% bij een omzetstijging van 5%.

 

2. Neem jaarlijks de verkoopkosten en marketingkosten goed onder de loep en kijk hoe je deze beter kunt besteden bijvoorbeeld aan bestaande klanten?

De meeste accountantskantoren geven al snel 2 – 3% van hun brutomarge / omzet uit aan marketing en verkoopkosten. Bij een kantoor met bovenstaande omvang is dat al snel € 25.000 – € 37.500.

  • Waaraan wordt dit uitgegeven?
  • Wat levert dit aan nieuwe (goede) omzet op?

En wat zou er gebeuren wanneer je jaarlijks datzelfde bedrag zou uitgeven/besteden aan bestaande klanten? Extra aandacht, extra tijd etc….

Nieuwe klanten werven kost vaak tijd en geld en het is nog maar de vraag wat deze klanten jouw kantoor in de toekomst gaan brengen. Anderzijds wat zou er gebeuren met jouw bestaande klanten wanneer je bovengenoemd budget zou besteden aan acties om klanten te verrassen, te inspireren, te boeien, te binden en te doen groeien?

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat deze klanten ambassadeurs zijn/worden en dat zij de nieuwe “sales medewerkers” worden voor jouw kantoor.

 

3. Maak minimaal één keer per half jaar een goede voor- een nacalculatie analyse

Weet jij aan welke klanten je nu verdient? En aan welke niet? Vaak heb je wel een onderbuik gevoel maar toch?

Wat ons in de praktijk heel vaak opvalt is dat hier geen scherp inzicht in is, uiteraard wel een onderbuikgevoel. Dat is ook niet geheel onbegrijpelijk. Hiervoor is het bijvoorbeeld noodzakelijk te weten wat de kostprijs is van jouw kantoor? Wat kost jouw kantoor per uur? Als je dit niet weet dan wordt het moeilijk om dit te meten. Ken jij de kostprijs binnen jouw kantoor, dan wordt het kinderspel en buitengewoon zinvol om eens per half jaar een halve dag te besteden aan voor- en nacalculaties.

Uit ervaring weten wij dat de kostprijs binnen een accountantskantoor zich tussen € 67,- en € 75,- begeeft. Als je dit weet van jouw kantoor dan wordt het veel makkelijker aan de voorkant om rendabele nieuwe klanten/opdrachten te verwerven. Daarnaast kun je dan ook veel gemakkelijker analyseren of een opdracht winstgevend is of verlieslatend.

Maar wat dit wel heel snel blootlegt, is dat opdrachten die veel administratieve- en salaris werkzaamheden behelzen, al heel snel niet rendabel blijken te zijn.

Ook kun je wanneer je het gemiddeld tarief “commerciële norm” van jouw kantoor hebt bepaald, heel snel en tijdig analyseren of je dit gaat realiseren.

 

4. Overweeg een andere tariefstructuur en kies je klanten heel duidelijk

Hoe is de huidige tariefstructuur in jouw kantoor opgebouwd? Waarschijnlijk per medewerkersniveau en of per werkzaamheid een ander tarief?

Waarom kies je niet voor 1 gemiddeld, gezamenlijk tarief “commerciële norm” binnen jouw kantoor?
Wanneer zich dan een potentiële klant meldt, schat jij het aantal werkzaamheden met benodigde uren in x het gemiddelde tarief. En dan? De potentiële klant vindt het te veel?

1 ding weet je dan zeker, wanneer je het goedkoper aanbiedt, dan realiseer je bij die klant het commerciële tarief niet… Of anders gezegd, je kunt er wellicht beter voor kiezen om die potentiële klant te weigeren of minstens in onderhandeling te gaan over de vergoeding.

Hoeveel % van het tarief is value based? Ofwel welk bedrag in jouw tarief staat voor de waarde die de betreffende dienst biedt?

Even een extreem voorbeeld in dit kader:
Een accountant adviseert een klant om een bepaalde keuze te maken, dit advies duurt een uur en levert de klant direct een voordeel op van € 20.000 (extra winst). De vraag is nu: wat mag de accountant hiervoor vragen/factureren? Enkel het uur dat is besteed aan het geven van het advies?

Of ook een “extra” vergoeding voor de uren van jarenlange studie, continu bijspijkeren van kennis in de avonduren, het lezen van diverse vakbladen, het deelnemen aan kennisforums en de voelsprieten openhouden voor de ondernemer in de markt, en last but not least een vergoeding voor de opbrengst voor de klant? En wat is dat dan waard?

En dan te weten dat veel werkzaamheden in accountantskantoren worden uitgevoerd voor een tarief onder € 70,- terwijl in de praktijk de kostprijs in MKB accountantskantoren al vaak tussen € 67,50 en
€ 75,- ligt.

*Ervaringsgetal uit benchmark Management Kompasgroep B.V. 2020

 

Ons advies is om de pricing deels te baseren op de inspanningen (op basis van de gewenste “commerciële norm”) en deels op toegevoegde waarde. Gebaseerd op welke waarde jij als accountant toevoegt aan het bedrijf van jouw klant. Hierbij maak je duidelijke keuzes voor welke klanten je wel en niet wilt werken.

2 sprekende voorbeelden uit onze praktijk

Beide kantoren zijn druk en maken een redelijk tot goed rendement. Beide kantoren zien in dat het binnenhalen van nieuwe klanten niet kosten wat kost hoeft en zijn zich hierbij bewust van het feit dat zij ook wat te kiezen hebben.

Kantoor A heeft als stelregel / werkwijze:
Wanneer zich een potentiële klant meldt, en om een offerte vraagt dan krijgt men een offerte.
In die offerte is rekening gehouden met hun gemiddelde commerciële norm en naast de gevraagde werkzaamheden offreren ze er altijd een advies- verbetertraject bij (indien zij dit van toegevoegde waarde achten).

Hiermee krijgt de potentiële klant een offerte die niet enkel bevat waar ze om gevraagd hebben maar ze krijgen er een aanbod voor een advies- verbetertraject bij. Hier heeft men niet om gevraagd. En daar begint het…. Het verrast de potentiële klant en het geeft 100% de pro-activiteit van dit kantoor weer. Wanneer deze potentiële klant meerdere offertes heeft opgevraagd, komt de offerte van kantoor A zeker te weten op een andere stapel te liggen (en wordt daarna vaak nog eens goed doorgenomen).

Indien de potentiële klant wil onderhandelen over de prijs is daar geen ruimte voor.

Kantoor B heeft als stelregel / werkwijze:
Zij willen de gemiddelde klantwaarde binnen nu en 5 jaar naar € 25.000 – € 50.000 brengen. Te weten dat dit kantoor een aantal jaren geleden ook een gemiddelde klantwaarde had van € 5.000 – € 7.500. Het betreft een MKB kantoor dat volop inzet op advisering en het “commodity werk” er dan ook bij neemt wanneer potentiële klanten voor het advies kiezen. Zij gaan voor een optimale klantbediening, veel contact, intensief begeleiden en het leveren van toegevoegde waarde.

Voor iedere nieuwe klant die € 2.500 per maand aan dienstverlening afneemt, nemen zij afscheid van 2 klanten die € 500,- per maand aan dienstverlening afnemen en die zich ook niet verder willen laten helpen.

 

5. Analyseer een keer per kwartaal kritisch de workflow en proces voortgang binnen het kantoor

Het loont zich om eens per kwartaal met een aantal medewerkers de interne processen onder de loep te nemen. Dit zorgt doorgaans voor minder tussentijds oponthoud, minder fouten, minder ergernis en meer tevredenheid bij zowel medewerkers als bij klanten. Accountants realiseren zich vaak nog te weinig wat het “onnodige” oponthoud, lees ophopingen van dossiers negatief bijdraagt aan het productieproces binnen een kantoor.

Door dit maandelijks met medewerkers te bespreken betrek je hen erbij, je legt tijdig de vinger op de zere plekken en het zorgt voor een betere doorlooptijd, betere productiviteit en betere efficiency.

Stel dat dit 15 minuten meer productiviteit oplevert per dag per medewerker. Dan levert dit jouw kantoor met 10 medewerkers al snel € 40.000 extra winst op.

 

5 tips voor meer rendement in jouw kantoor deel 1

Heb je onze eerst 5 tips gemist? Lees deel 1 ook en haal meer rendement uit jouw accountantskantoor!

Wil jij jouw kantoor en klanten helpen bij het realiseren van meer winst en waarde?

Het (MKS®) ManagementKompasSysteem® is een methodiek speciaal ontwikkeld voor het begeleiden van MKB ondernemers. Met als hoofddoel: inzicht, focus, rust en meer winst. Het MKS bestaat uit handvatten die je helpen bij het adviseren van iedere ondernemer, groot of klein en onafhankelijk van de branche.

Met het MKS zorg je voor:

  •  Stuurinformatie;
  • Onderscheidend vermogen;
  • Een gestructureerde en inspirerende adviesmethode;
  • Een concrete aanpak om te werken aan rendementsverbetering en waardecreatie;
  • Een nieuwe verdienmodel gebaseerd op toegevoegde waarde;
  • Nog meer plezier in het werk.
Wat is mks
Vind je dit een interessant artikel? Deel het met je netwerk en help ons nog meer professionals te bereiken!